Hankala viesti perille helpommalla ja vaikuttavammalla tavalla

Juuri mikään ei ole niin epämiellyttävää kuin korjaavan palautteen antaminen tai huonojen uutisten kertominen ihmiselle, joka ei osaa niitä odottaa. Palautteen antaminen kuluttaa pahimmillaan päiväkausia henkistä energiaa jo ennen itse tilannetta – puhumattakaan tilanteen viivyttelystä ja välttelystä viimeiseen asti.

Sanojen taitavaa sommittelua?

Sain viime vuoden arvokkaimman oppievääni Retoriikan Kesäkoulun järjestämässä workshopissa esiintyneeltä Richard Mullenderilta. Hän pisti meidät pohtimaan, miten annamme ei-toivottua palautetta työntekijälle tai kollegalle. Yritimme parini kanssa asetella sanojamme harkitun diplomaattisesti. Keskityimme enimmäkseen sanavalintoihin, lauseiden sisältöön. Virhe.

Yleisin ja suurin palautteen antamisessa tapahtuva virhe on se, että tunteiden johtaminen unohtuu. Kuvitellaan jopa johdettavan tunteita niin, että tietoisesti suljemme tunteet tilanteen ulkopuolelle ja olemme mahdollisimman “asiallisia”. Toivomme, ettei toinen “ota asiaa tunteella”, vaan että “asia” vain saadaan hoidettua alta pois.

Motivaatio on kuitenkin puhdasta tunne-energiaa. Eli juuri sitä, mitä toiminnan ja ajattelun muutos edellyttää. Vaikuttamisen perusedellytys siis.

Jämäkkyyttä lisää?

Toisaalta joku voi haluta tehostaa palautettaan “jämäkkyydellä”, joka kuulostaa palautteen saajalle siltä, että toinen on etäinen, vihainen tai hermostunut, eikä niinkään siltä, että tässäpä on vahva ja luotettava ihminen, joka on hyvä luotsi.

Mitä tapahtuu, kun joku tulee viileän asiallisesti kertomaan sinulle, että hän on huomannut sinun tekevän jotakin puutteellisella tavalla? Että sinua ei ole valittu työpaikkansa säilyttävien joukkoon?

Vaikka tietäisit hänen olevan oikeassa, hänestä välittyvä tunne herättää sinussa puolustusreaktion tai häpeää. Et lähenny palautteen antajaa kohtaan, vaan jähmetyt. Et suinkaan ole valppain, avoimin mielin pohtimassa ja keskustelemassa, miten voisit muuttaa toimintaasi. Saatat kokea tunnetasolla, että hän jopa mielellään nöyryyttää, pomottaa ja pätee.

Yksi muutos ratkaisee paljon

Mullenderin opettama erittäin helppo ja yksinkertainen keino on seuraava: kuvittele, että tehtäväsi olisi mennä kertomaan palautteen saajalle suru-uutisia, että hänen sukulaisensa tai ystävänsä on kuollut. Jos annat tällaisella hyvin empaattisella sävyllä palautetta hänen toiminnastaan, palaute on ällistyttävän paljon tehokkaampi.

Hän kokee, että välität hänestä ja olet hänen puolellaan, siksi tulit kertomaan tämän. Ja sinun on todella paljon helpompaa antaa palautetta.

Kokeilepa itseksesi kahta erilaista vaihtoehtoa:

Viileän asiallisella, “jämäkällä”, eli hiukan moittivalta kuulostavalla sävyllä:

“Läksysi / tehtäväsi ovat nyt kolmatta kertaa tekemättä. Mistä tämä johtuu? Miten voit korjata asian?”

Huolestuneella, osaa ottavalla tavalla, kuin kertoisit perheen lemmikin menehtyneen (ajattele ensin tällaista tilannetta, niin pääset oikeaan tunnelmaan):

“Läksysi / tehtäväsi ovat nyt kolmatta kertaa tekemättä. Onko kaikki ok? Miten jaksat? Mikä voisi auttaa sinua tässä?”

Yllätyksiin varautuminen

Millainen tyyli on sinulle ominainen? Tyylin muutosta voi treenata ensin kevyissä arkisissa tilanteissa. Pääset tyylin kehittämisellä työelämässä paljon helpommalla kuin huolellisella lauseiden muovailulla, joka syö energiaa eikä ole edes mahdollista yllättävissä tilanteissa, kuten esimerkiksi tässä: mielestään lahjakas harrastelijamuusikko haluaa innokkaana esiintyä työpaikalla.

Hyvin henkilöön käyvistäkin tilanteista selvitään samalla osaa ottavalla sävyllä: “Toivoit voivasi esittää musiikkia virkistyspäivässämme. Olen pahoillani, se ei nyt kuitenkaan sovi päivän ohjelmaan. Onko sinulla vapaa-ajallasi muita tilaisuuksia, joissa pääset esiintymään?“

Voi olla, että saat myöhemmin kutsun pihakonserttiin… josta voit kieltäytyä tarvittaessa samalla tyylillä…

Kommentoi Ohjeet

Tässä blogissa saa kommentoida omalla nimellä. Kommentoijilta vaaditaan sähköpostiosoite.