Toimintaympäristö voi muuttua yhtäkkiä yllättäen. Eduskunta säätää uuden lakimuutoksen, uusi teknologia mullistaa toimialan tai uusi nopeasti kasvava kilpailija alkaa valtaamaan markkinaa. Toisaalta joskus muutostarve lähtee organisaation sisällä havaitusta ja ennakoidusta tarpeesta tai ihan vain kehittämisen ja kehittymisen halusta.
Jatkuva ympäristön muuttuminen ja muutoksiin liittyvät osaamisvaatimukset voivat aiheuttaa paineita ja stressiä, etenkin ihmisille, jotka eivät ole tottuneet kouluttautumaan. Monesti muutokset kuitenkin edellyttävät edes vähäistä uuden asian omaksumista.
Miten muutoksesta viestitään vakuuttavasti ja vaikuttavasti? Muutosjohtajalla on aina primääritarve saada ympärillään olevat ihmiset nousemaan mukaan “muutosjunaan”. Miksi kohautit olkiasi? Sinulla, muutoksen edistäjällä ja läpiviejällä, pitää olla valtava halu saada kaikki muutoksen osapuolet puolellesi.
Muutos saadaan kyllä usein myös runnottua läpi, mutta se voi tulla kalliiksi. Muutoksen läpivientiä ei kannata tehdä menetetyn luottamuksen ja yhteistyöhalukkuuden kustannuksella.
Korostaisin tässä kohtaa dialogin ja yhdessä vaikuttumisen näkökulmia. Rohkaisen vuorovaikutukseen, jossa luotte yhdessä merkitykset muutoksen suunnasta ja syystä. Onnistunut muutosprosessi vaatii laadukasta muutosviestintää ja rohkeutta altistua vuorovaikutteisille merkitysneuvotteluille. Olisiko kyseessä siis jopa muutosvuorovaikutus?
Katsotaanpas seuraavaksi muutama tärkeä näkökulma muutoksen onnistuneesta viestimisestä.
- Muutos lähtee ihmisistä. Ihmiset luovat ja merkityksentävät ympärillään olevaa todellisuutta, esimerkiksi organisaation työkulttuuria, vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Toinen tällainen jaettua todellisuutta kuvastava esimerkki voisi olla ns. muutosvastarinta. Emmehän halua edesauttaa tällaisen ilmiön vahvistumista omilla viesteillämme?
- Työnantajan tai johtajan (usein muutoksen alullepanija) viestit vaikuttavat asioihin, joista työyhteisössä keskustellaan. Yksittäiset sanavalinnat kääntävät ja muokkaavat keskustelujen sävyjä. Vertaa seuraavia. Kumpi on parempi?
- Nyt meidän täytyy tehdä isoja muutoksia kiristyneen kilpailutilanteen takia.
- Uskomme jatkuvan kehittymisen takaavan meille hyvän aseman kilpailijoihin nähden.
- Teot puhuvat puolestaan. Tiedätkö, ei ole yhtään kummallista, jos hienot puheet kuitataan työyhteisössä “korulauseina”. Valinnat ja käytännön toiminta ovat myös muutosviestintää. Tekeminen on vahva viesti. Siksi ei voi liiaksi korostaa esimerkin näyttämisen voimaa uudistusten käyttöönotossa ja hyväksymisessä.
- Tarvitsemme toiminnallemme syyn tai syitä. Ei kukko käskien laula. Eikä ihminen käskystä motivoidu. Ison muutosuutisen edessä kulmakarvat nousevat, suu aukeaa vähän ja ulos purskahtaa ytimekäs, perimmäisin ja tärkein kysymys “miksi?”. Nosta siis muutosviestintäsi kärkeen perustelut muutokselle.
- Tärkeää on myös viestiä siitä, jos ei ole mitään viestittävää. Tästä, viestin kohdentamisesta ja luottamuksen vahvistamisesta muutosprosessissa kerron lisää seuraavissa blogijulkaisuissa.
Loppujen lopuksi vaikuttava viesti koostuu aina sekä oman näkemyksen perusteluista että vastakkaisten näkemysten huomioon ottamisesta ja niiden argumentoidusta kumoamisesta. Yritä siis aina ymmärtää myös muita osapuolia ja pohtia tarkkaan, mitä mieltä heistä kukin mahtaa olla uudistuksista.