PowerPoint – henkinen rollaattori vai viestinnän turbomoottori?

Vuoden 2013 Retoriikan kesäkoulussa Jari Sarasvuo kutsui PowerPointia ”henkiseksi rollaattoriksi”, joka halvaannuttaa johtajien viestinnän. Itse teen elantoni suunnittelemalla johtajien ja asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä viestintää, joka hyödyntää tukenaan pääasiallisesti PowerPointia, joten luonnollisesti tällainen väite kolahtaa melko kovaa henkilökohtaisesti.

Haluan avata sinulle omaa ajatteluani presentaatioiden suunnittelusta ja puhetaidon merkityksestä kertomalla miksi Sarasvuo oli mielestäni sekä väärässä että oikeassa. Lopuksi esitän sinulle kolme jiillä alkavaa syytä osallistua Retoriikan Kesäkoulu 2014:een.

Tutkitaan ensin missä suhteessa Sarasvuo oli mielestäni väärässä. Kuten sanottua, olen itse ehkä siinä suhteessa epätavallinen, että pidän PowerPointia yhtenä parhaista ja voimakkaimmista työkaluista, joka johtajan tietokoneen työpalkista löytyy. Jotta ymmärrät miksi ajattelen näin, valotan hieman PowerPointin syntyhistoriaa.

“Voinko saada slaidit?”

PowerPointin alkuperäisversion kehittäjä Robert Gaskins toimi aikanaan Bell Research Labsilla ostajana kuunnellen kumppaniyritysten myyjien esityksiä,  jotka pidettiin siihen aikaan piirtoheitinkalvoilta. Ostajan pyyntö ”voinko saada slaidit” tarkoitti sinä päivänä, että sekä ostajat että myyjät kulkivat salkku täynnä muovisia piirtoheitinkalvoja.

Piirtoheitinkalvojen suunnittelu ja toteutus oli monivaiheista työtä, johon oli olemassa omat erikoistuneet asiantuntijansa (yleensä sihteereitä). 1980-luvun puolessavälissä mikrotietokoneiden ja graafisten käyttöliittymien synnyn myötä Gaskins ymmärsi, että niiden avulla hän voisi luoda työkalun, jolla kuka tahansa voisi suunnitella piirtoheitinkalvon tai dian aivan itse.

Tähän Gaskins lähti kehittämään ratkaisua ensin Forethought nimisen startupin leivissä. Myöhemmin Microsoftin ostettua Forethoughtin ja yhdistettyä sen keskeiseksi osaksi Windows-käyttöjärjestelmää PowerPoint on tullut kaikille tietokonetta käyttäneille tutuksi.

PowerPoint on vallankumouksellinen

PowerPoint on mielestäni demokratisoinut tiedon visualisoimisen samalla tavalla kuin Google tai Twitter on demokratisoinut ihmisten tiedonsaannin. Tästä syystä pidän Sarasvuon luonnehdintaa epäoikeudenmukaisena.

Koskaan aiemmin ei ole tavalliselle pulliaiselle ollut yhtä helppoa ja kustannustehokasta tukea omaa viestiänsä kuvien, videoiden ja piirroksien avulla. Huomaatko muuten, että olen tarkoituksella jättänyt tuosta listasta kokonaan pois bulletpointit? Ne ovat nimittäin se, mihin kaikki paha ja tylsä PowerPointissa yleensä kiteytyy. Ne ovat myös yleisin oire siitä, että esittäjällä työkalu on päässyt ohjaamaan esityksen suunnittelun prosessia.

Tästä tullaankin siihen Sarasvuon argumentin osaan, jossa hän oli oikeassa.

Rollaattorista turbomoottori

Usein, kun on aika suunnitella presentaatio, esittäjät avaavat näennäisen tehokkuuden nimissä ensitöikseen PowerPointin ja alkavat kahlata ”slaidikirjastoaan” ja kirjata ajatuksiaan bulletpointeiksi. Vaikka PowerPointit ovat nykyaikaisen työmaailman oletuskieli, on se kuitenkin vain presentaation apuväline – työkalu, jolle oma on paikkansa esityksen suunnittelun kokonaisprosessissa. PowerPoint ei ole ajattelun työkalu.

Jokaisen presentaatiosi tulisi tähdätä saamaan aikaan muutos yleisössäsi ja jos haluat viedä prosessin oikein ja tehokkaasti läpi, silloin ensimmäinen tehtäväsi on kirjoittaa puhe. Tarkoituksena ei ole kirjoittaa samanlaista juhlapuhetta kuin presidentin uudenvuodenpuhe vaan asettua ajatukselliseen prosessiin, jossa

  • ajattelet yleisöäsi ja omaa tavoitettasi
  • organisoit ajatuksesi ja viestisi saumattomaksi kokonaisuudeksi
  • luot kokonaisuudelle mielenkiintoisen aloituksen
  • mieleenpainuvan lopetuksen, joka kehottaa toimintaan

Kun aloitat kirjoittamalla puheen, muodostat esityksellesi tiekartan ja hahmotat paljon selkeämmin esityksesi avainkohdat, jotka haluat visualisoida PowerPointilla tukemaan puhettasi. Toimimalla näin laitat myös PowerPointit oikeaan rooliin esityksissäsi – työkalu palvelee prosessia eikä toisin päin. Ajattelun kahlitsevasta ja yleisön mielenkiinnon tappavasta rollaattorista tuleekin ideasi näkyviksi taikova ja puheviestiäsi tehostava turbomoottori.

Kesäkoulun kolme jiitä

Retoriikan kesäkoulu 2014 tarjoaa kaksi erinomaista tilaisuutta ammentaa huipputason oppia esitysten (puheen) suunnittelun työkalupakkiin. Varsinaisessa seminaaripäivässä kolmen jiin eli Jay Heinrichsin, Juhana Torkin ja John Zimmerin muodostama puhujakaarti on niin kova kattaus puhe- ja vaikuttamistaitoja, että sellaista ei varmaan koskaan ole nähty Suomessa samassa seminaarissa.

Odotan innolla Kesäkoulun kolmatta vuosikurssia, inspiroivia puhujia, hyviä keskusteluja ja muiden sanoilla vaikuttamisesta kiinnostuneiden ihmisten kohtaamista. Kesäkuussa jo tavataan!