Olet järjestänyt tapahtuman. Kun ovet aukeavat, ennakoimasi väestöryntäys on kutistunut muutamaksi ihmiseksi. Mikä meni pieleen? Mistä johtuu, etteivät tapahtumaan ilmoittautuneet tule paikan päälle ja miten tämän ilmiön voi estää käyttäytymistieteellisten keinojen avulla? Innostus osallistua tapahtumaan voi laimentua ajan myötä. Kun kalenteri täyttyy, houkutus jäädä pois kasvaa.
Miten “No show” -ilmiön voi estää? Tämä on kolmiosaisen sarjan viimeinen osa. Kirjoituksessa pohdin käyttäytymistieteellisen tiedon avulla, miten markkinoinnista ja viestinnästä tehdään vaikuttavaa. Näitä vinkkejä noudattamalla teet tapahtumasta houkuttelevan ja varmistat, että mahdollisimman moni ilmoittautunut tulee myös paikalle.
Sarjan ensimmäisessä osassa kirjoitin tapahtumaan sitoutumisesta ja toisessa osassa tapahtuman viestinnästä ja markkinoinnista.
Tunnistatko tilanteen?
Kahden kuukauden päästä on aika kiinnostava tapahtuma, ilmoittaudunpa mukaan! Olo on terhakka ja kiinnostunut. Tapahtuman lähestyessä kalenteri alkaa täyttyä ja työpino kasvaa. Tapahtumapäivänä pois jääminen on jo vääjäämätön tosiasia. Ehkä sieltä saa jälkikäteen diat.
Näin käy meille jokaiselle: Innostus osallistua tapahtumaan laimenee, kun aikaa kuluu. Motivaatiota kannattaa siis pitää yllä eri tavoin. Annan siihen muutamia ideoita.
Muistuta lähestyvästä tapahtumasta
Missään tapauksessa ei saa käydä niin, että tapahtumapäivä tupsahtaa täysin yllättäen, koska jos menoja tai töitä on ehtinyt kasaantua, jää tapahtuma väliin.
Kuten markkinoinnissa yleensäkin, tärkeää on toisto, toisto ja toisto. Lähetä muistutusviestejä tapahtumasta useaan otteeseen, mahdollisesti tiuhentaen, kun päivä lähestyy.
Pidä yllä vuorovaikutusta ilmoittautuneiden kanssa esimerkiksi sähköpostien, somen tai uutiskirjeiden avulla. Silläkin riskillä, että jotakuta ärsyttäisi.
Vasta kun olet itse kyllästynyt viesteihisi, alkaa toisto toimia vastaanottajan päässä.
Mitä lähemmäksi tapahtumaa tullaan, sitä enemmän sen pitäisi olla mielen päällä ihmisillä. On todellinen riski, että tapahtuma unohtuu, tai yhtäkkiä kalenteriin ilmestyy tarjolle jotakin akuutimpaa.
Sinä kisaat todellisten esteiden, kuten sairastumisten kanssa, mutta myös työkaverin läksiäiskahvien, raportin kirjoittamisen – ja myös ihan aikaansaamattomuuden kanssa. Status quo -vinouma kuvaa taipumustamme suosia nykytilaa.
Näytä hyödyt
Osallistujalle tärkein asia tapahtumassa on sieltä saatava hyöty. Tämä hyöty pitäisi tehdä mahdollisimman selväksi. Saako sieltä uusinta tietoa maailmalta, onko sinne tulossa mielenkiintoisia ihmisiä, onko tiedossa jotain viihdyttävää? Kuvaile hyötyjä mahdollisimman konkreettisesti.
Entä voisiko tapahtumaa kuvailla niin, että melkein jo näkee itsensä osallistuvan sinne?
Barack Obaman vaalikampanjaan kuuluivat illalliset Obaman kanssa, “Dinner with Barack”. Sitä markkinoitiin esimerkiksi piirroksella, johon oli piirretty istumapaikat.
Kuvassa on käännös alkuperäisestä piirroksesta, jonka löysin Obaman Facebook-julkaisusta 2012.
“I could see myself sitting in that YOU spot! Obama 2012 yall!”, kommentoi eräs.
Näytä vaivannäkö
Labour illusion on ilmiö, joka kertoo siitä, että ihmiset arvostavat sitä, että joku näkee vaivaa heidän puolestaan.
Käsin kirjoitettu ja postissa tuleva hääkutsu osoittaa, että juhla on tärkeä ja siihen on nähty vaivaa. Samasta syystä digitaalisissa palveluissa järjestelmä voi ilmoittaa etsivänsä parhaillaan sopivaa tietoa. Tai toisinaan ravintolassa näkyy tarkoituksella keittiön puolelle, jossa kokit huhkivat.
Ehkä myös tapahtuman järjestäjänä voi näyttää, kuinka tilaisuuden eteen on tehty töitä: tila on valmisteltu, esityksiä hiottu tai nimikyltit painettu.
Luo yhteenkuuluvuuden tunnetta
Mieti vielä sitä, miten voisit luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta ilmoittautuneiden kesken.
Jotkut tapahtumat ovat muodostuneet alansa kokoontumisajoiksi niin, että sinne menemistä hehkutetaan jo etukäteen.
Huomasin tätä kirjoittaessani, että syyskuussa järjestettävän bisnestapahtuman ensimmäisiä verkostoitumishuhuiluja näki jo huhtikuussa: “Oletko tulossa, tavataanko drinkeillä?”
Muistuttelu ja hengen nostatus on joka tapauksessa tärkeää.
Retoriikan kesäkoululla on perinteenä tämä blogi: joka viikko tänne kirjoitetaan vaikuttamisesta, ja samalla muistutetaan tulevasta tapahtumasta. Jos olet seurannut Kesäkoulun somekanavia niin tiedät, että nekään eivät tapahtumien välissä täysin hiljene, vaan tapahtuma muistuttaa olemassaolostaan kiinnostavilla linkeillä.
Aina joku jättää tulematta – pidä huolta, ettet sinä itse ole se
No show -ilmiö on ikävä asia tapahtumanjärjestäjälle, siinä kuluu resursseja hukkaan ja pahimmillaan menee monta pullaa roskiin, ympäristöä ja ilmastoa kuormittamaan. Pidetään siis huolta, että itse perutaan, jos ei aiota mennä.
Tämä oli kevään viimeinen kirjoitukseni. Nähdään kesäkuussa Hämeenlinnassa!