Omasta karismaattisuudesta voi huolehtia lisäämällä palaverien väliin vartin siirtymäajan, jonka aikana ehtii palautua, virkistäytyä ja orientoitua. Etenkin lyhyt hengitysharjoitus ennen uuden palaverin alkua auttaa olemaan karismaattisesti läsnä. Lopuksi nostetaan kamera silmien korkeudelle ja keskitetään huomio muihin osallistujiin.
”Anteeksi, että mä oon vähän myöhässä, edellinen palaveri venyi ja piti käydä vessassa!” Hengästynyt henkilö saapuu Teamsiin muiden hengästyneiden, palaveriputkessa rämpivien kollegoiden seuraan. Ja taas mennään videot päällä ja luurit päässä, kellon käydessä iltapäivää. On vaikea tuntea olonsa skarpiksi, energiseksi, saati karismaattiseksi, edes vaikka olisikin vetänyt aamulla asialliset housut jalkaan ja kammannut tukan.
Koska siirtymäaika kahden etäpalaverin välillä on noin 2,7 sekuntia, pystymme hyväksymään palaverikutsun toisensa perään. Olemme kuitenkin kuluneen vuoden aikana huomanneet, että tämä on varsin huono idea. Tapaa on vaikea muuttaa, vaikka kuinka tietäisimme, että putken päätteeksi ruutua tuijottaa riutunut ihmisraunio, joka on nippa nappa kerennyt päivän aikana käymään vessassa.
Vaikka riutunutkin ihminen voi eittämättä olla karismaattinen, on helpompaa olla viehkeä, ylenpalttinen, tyyni, mystinen, viehättävä, sähköinen ja täynnä positiivista energiaa, kun ei ole aivan loppu.
1. Vuoraa palaverit vartin siirtymäajoilla
Kun palaverikutsu kilahtaa kalenteriin, varaa saman tien sen molemmin puolin vartin siirtymäajat. Siis sekä ennen palaveria että sen jälkeen. Vartin?! Vartin. Kummallekin vartille on perusteltu käyttötarkoitus:
Ennen palaveria on aika käydä läpi tulevan palaverin agenda ja oma rooli palaverissa. Mitä haluan tässä palaverissa saavuttaa, mitkä ovat tavoitteeni? Täytyykö tarkistaa jotain, hakea saataville joku dokumentti, avainluvut tai päivittää joku excel jossain ennen palaverin alkua? Ennen palaveria ehtii hakea vettä, tehdä pienen taukojumpan, käydä vessassa ja vilkaista tarvittaessa sähköpostit ja viestit. Vaikka ne saattaa olla viisainta jättää vilkaisemattakin, ellei niihin ehdi siinä kohtaa oikeasti paneutua.
Palaverin jälkeen on syytä kirjoittaa ylös palaverissa omalle nakkilistalle napsahtaneet tehtävät. Vartissa ehtii toimittaa sovitut asiat, jotka voi toimittaa heti, järjestellä palaverin tuotokset ja viimeistellä memon. Tämän jälkeen ehtii silti vielä hakea lisää vettä ja kahvia, juosta vessaan ja takaisin. Jos vartin päästä häämöttää jälleen uusi palaveri, on aikaa myös valmistautua siihen.
Kun palaverien siirtymäaika on vartti, saattaa olla kiusaus antaa palaverin venyä vartin pitkäksi. Se on kuitenkin vihoviimeinen idea. Välivartti on kriittinen oman jaksamisen ja muiden palavereiden tehokkuuden kannalta.
2. Hengitä itsesi hetkeen ja ole läsnä
Viimeinen minuutti ennen palaverin alkua on tuottavinta käyttää ei minkään tekemiseen. Kun viettää minuutin hengittäen syvään sisään ja ulos, keho ja mieli rauhoittuvat. Kun antaa kaiken sähläyksen ja kiireen valua pois mielestä, on paljon helpompi olla hetkessä läsnä taas seuraavan tunnin ajan.
Karismaattinen ihminen on hetkessä kiinni – ei välttämättä pelkästään rauhallinen tai tyyni, mutta innostuneenakin valpas ja tietoinen. Jos edellisen palaverin asiat pyörivät vielä mielessä ja keskittymistä nakertaa jäytävä kiireen tunne, se näkyy, tuntuu ja kuuluu etäyhteyksien ylikin. Se on myös tehotonta. Palaverit voisivat olla lyhyempiä ja niitä voisi olla vähemmän, jos ne vietettäisiin paremmin.
Sorrumme herkästi myös multitaskaamaan, koska etäpalaverissa siitä ei jää niin herkästi kiinni. Paitsi että kyllä siitä jää. Pystymme videon välitykselläkin erottamaan ihmisen, joka kuuntelee intensiivisesti, ihmisestä, joka naputtelee intensiivisesti sähköpostia puolella korvalla kuunnellen. Karisma ei ole läsnä siellä, missä ei ole läsnäoloa.
3. Nosta kamera silmien korkeudelle
Viimeinen vinkki on naurettavan yksinkertainen. Kertoja on enemmän kuin kahden käden sormia, kun olen tuijotellut etäpalaverissa keskustelukumppanin sieraimia. Useimmiten läppärin reunassa oleva kamera kuvaa osallistujaa pöydältä, alaviistosta. Paitsi että sierainten tuijottelu on ikävää muutenkin, alaviistosta katsominen luo keskusteluun alitajuisen epätasa-arvoisuuden tunteen. Tuntuu kuin meitä katsottaisiin nenänvartta pitkin, niin kuin katsotaankin!
Kun keskusteluun haluaa tasavertaisuutta ja esteettisyyttä, sen saa yksinkertaisimmin nostamalla kameran silmien korkeudelle. Silmien korkeus on yllättävän ylhäällä. Suomi-ruotsi ja Suomi-saksa sanakirjojen lisäksi läppärin alle täytyy ujuttaa myös Alastalon salissa, Suomen historia osat 1-3 ja vuoden 2007 puhelinluettelo.
Käännä siis rintamasuunta kameraan päin. Laita osallistujien videokuvat ruudulla mahdollisimman lähelle sitä reunaa, missä kamera sijaitsee. Nojaa kädet pöydälle aktiiviseen kuunteluasentoon. Kohtele vastapuolta kuin hän olisi fyysisesti läsnä. Vaikutu ja vaikuta.