Apua! Ilmoittautuneet jättivät tulematta! Olet järjestänyt mainion seminaarin. Tapahtumapäivänä huomaat, että moni on jättänyt tulematta. Kolmannes penkeistä on tyhjänä ja pullat syömättä.
Miten “No show” -ilmiön voi estää? Tämä on kolmiosaisen sarjan ensimmäinen osa. Kirjoituksessa pohdin käyttäytymistieteellisen tiedon avulla, mikä saa ihmiset sitoutumaan tapahtumiin paremmin. Näitä vinkkejä noudattamalla teet tapahtumasta houkuttelevamman ja varmistat, että mahdollisimman moni ilmoittautunut tulee lopulta paikalle.
Miksi joku jättää tulematta tapahtumaan, johon on ilmoittautunut?
Kaikenlaista voi sattua. Sairastuminen, äkilliset työkiireet tai kilpaileva tarjous. Ilmoittautuminen voi unohtua tai kiinnostus löpsähtää. Joku saattaa huomata tapahtumapäivän aamuna, että sosiaalinen patteri onkin tyhjä, eikä jaksa nähdä ihmisiä.
Syitä voi siis olla monia. Tapahtuman järjestäjä voi vaikuttaa vain osaan niistä.
Tapahtuman maksullisuus tai maksuttomuus vaikuttaa siihen sitoutumiseen. Kun ihminen hankkii lipun itse, hän on kärsinyt maksamisen tuskasta; jos hän vielä jättää menemättä eikä rahaa saa takaisin, iskee tappiokammo. Amos Tverskyn ja Daniel Kahnemanin prospektiteorian mukaan ihmisistä tuntuu tuplasti pahemmalta menettää jotakin verrattuna vastaavan suuruiseen voittoon.
Ilmaisissa asioissa on tiettyä tenhovoimaa, kuten ämpärijonoista tiedetään. Ilmaistapahtuman hankala puoli on heikompi sitoutuminen, kun osallistumatta jättämisestä ei seuraa tappioita. Ihmiset osallistuvat paremmin, jos ovat maksaneet lipun itse. Jotkut ilmaistapahtumien järjestäjät ovat ottaneet käyttöön sakkomaksun niille, jotka jättävät perumatta eivätkä tule paikalle. Se ei kuitenkaan välttämättä ole vain hyvä asia. Maksujen perimisestä koituu vaivaa ja kirjeenvaihto voi jättää järjestäjästä nihkeän mielikuvan.
Olipa kyse ilmaisesta tai maksullisesta tapahtumasta, ilmoittautuneita ihmisiä kannattaa kaikin keinoin auttaa sitoutumaan osallistumiseen.
Pyydä merkkaamaan kalenteriin
Aivan ensimmäinen sitoutuminen tapahtumaan tapahtuu usein “Save the date” -ilmoituksella. Itse sanon sen yleensä suomeksi ”Merkkaa kalenteriin”.
Muistiin kirjoittamisella voi olla yllättäviä vaikutuksia. Terveydenhuollossa varatulle ajalle tulematta jättäminen on erityisen huono asia: on arvokkaiden resurssien hukkaa, jos varatulle lääkäriajalle ei tulla, ja siitä voi olla haittaa terveydelle. Brittitutkimuksessa koehenkilöitä pyydettiin kirjoittamaan ylös ajanvaraukseen liittyvää tietoa, ja tämä lisäsi paikalle tulemisen mahdollisuutta.
Oma mottoni on: jos se ei ole kalenterissa, se ei tule tapahtumaan. Nykyisin on käteviä teknisiä toimintoja, joilla tapahtuman saa lisättyä sähköiseen kalenteriin.
Auta suunnittelemaan osallistumista
Yksi tapa sitouttaa ihmisiä on auttaa heitä suunnittelemaan teko etukäteen. Ilmiötä on tutkittu Yhdysvalloissa vaalien alla. Vuonna 2008 tehtiin koe, jossa ihmisiltä kysyttiin puhelimessa heidän aikeistaan äänestyspäivänä: mihin aikaan aikoo äänestää, mistä matkustaa äänestyspaikalle ja mitä tekee ennen sitä. Tulosten mukaan tällä keskustelulla oli vaikutusta aktiivisempaan äänestämiseen.
Entä voisivatko osallistujat tulla mukaan tapahtuman suunnitteluun? Ihmiset arvostavat enemmän asiaa, jonka tekemiseen he ovat osallistuneet. Ilmiö tunnetaan nimellä Ikea-efekti. Tämän voi toteuttaa kevyestikin järjestämällä somessa äänestyksiä tai keskusteluja tapahtumasta.
Lupauksen tiristäminen on astetta vahvempaa suunnittelua. Vaalien alla ehdokkaita pyydetään usein sitoutumaan julkisesti erilaisten asioiden puolestapuhujiksi. Lupaus dokumentoidaan nimilistoille ja valokuviin, ja jos siitä myöhemmin lipsuu, seuraa kiusallista selittelyä.
Eräs kokenut tapahtumien järjestäjä ehdotti vuoden alussa Linkedinissä, että ihmiset tekisivät uudenvuodenlupauksen: hyväksy tapahtumakutsu ainoastaan jos olet menossa ja muista perua tarvittaessa.
Hyödynnä sosiaalista luonnettamme
Meillä ihmisillä on taipumus luottaa muiden ihmisten kokemuksiin. On turvallista kulkea lauman mukana. Ilmiötä kutsutaan myös sosiaaliseksi todisteeksi (social proof). Jos tapahtumanne on alanne suosituin, odotetuin tai sieltä ei juuri koskaan jäädä pois, kerro se ihmeessä: ”Viimeksi kaikki ilmoittautuneet tulivat”.
Sosiaalinen todiste toimii myös toisin päin. Jos ystäväsi järjestää juhlat ja ilmoittaa siitä tapahtumailmoituksella somessa, älä vastaa julkisesti, että “Kiitos kutsusta, mutta en pääse paikalle, koska kissani nimipäivät osuvat samalle päivälle.”
Ilmoituksesi saa muut tekemään samaa, ja kohta koko tapahtumaseinä on täynnä tietoa niistä, jotka eivät aio osallistua. Kirjoita seinälle, jos haluat kertoa ilahtuneesi kutsusta ja tulevasi ehdottomasti paikalle. Laita yksityisviesti, jos haluat kertoa, miksi et tule.
Tässä joitakin konkreettisia ehdotuksia, jotka voivat auttaa ihmisiä sitoutumaan tapahtumaasi. Seuraavat kirjoitukset jatkavat samasta aiheesta. Sarjan toinen osa käsittelee markkinointia ja viestintää ja kolmas osa muistutusta ja motivointia.