Kahdessa aiemmassa Retoriikan kesäkoulun julkaisussani pohdin ja erittelin erilaisia keinoja tehdä vaikuttavampaa ja laadukkaampaa muutosviestintää. Viestintä ei kuitenkaan riitä muutoksen läpiviennissä. Tämä on tärkein asia ja jätin tämän viimeiseksi, jotta muistaisit.

Onnistunut muutosviestintä on ennen kaikkea inspiroivaa vuorovaikutusta. Siihen sinun tulee pyrkiä. Vuorovaikutuksessa on tarkoitus saada aikaan yhteinen näkemys muutoksen tarpeesta ja perusteluista. Osallista siis rohkeasti yhteisösi mukaan keskusteluun jo varhaisessa vaiheessa. Anna heidän itse oivaltaa muutoksen tarve.

Puheviestinnän tutkimus, eli ihmisten väliseen vuorovaikutukseen keskittyvä tutkimus, osoittaa monia tuloksia luottamuksen rakentumisesta vuorovaikutuksessa. On siis hyvin tärkeää panostaa muutosviestinnän vuorovaikutteiseen luonteeseen, koska uudet tilanteet, kuten organisaatiossa pian tapahtuva muutos, aiheuttavat ihmisissä epävarmuuden tuntemuksia.

Luottamuksen vahvistuminen vähentää epävarmuutta ja turvalliseksi olonsa tuntevat ihmiset suoriutuvat työtehtävistään hyvin. Sulkeutuminen ja hiljaisuus puolestaan lisäävät epävarmuutta ja pian ympärillä ei ehkä olekaan ketään keskustelemassa.

Mihin kaikki katosivat?

Olen toiminut juniorivalmentajana useassa suomalaisessa jalkapalloseurassa. Joukkueet harjoittelevat ja pelaavat yhden kauden, ja ennen uuden kauden alkamista vietetään perinteisesti tauko.

Tässä kahden kauden välissä on aina käynnissä muutosprosessi. Seuroissa pyöritetään onnenpyörää siitä, kuka valmentaa missäkin, ja samaan aikaan pelaajat ja pelaajien vanhemmat (maksajat) pohtivat, missä seurassa heidän kannattaa olla mukana (asiakkaina).

Tyypillisesti tämä tauon aikainen viestintä on kaksivaiheinen. Kauden päätyttyä pelaajien vanhemmille (asiakkaille) ja valmentajille (työntekijöille) kerrotaan, että tulevaa kautta valmistellaan ja valmentajien kanssa keskustellaan. Sitten alkaa hiljainen kuukausi.

Seuraava viesti, jossa kerrotaan valmentajien jatkosta, saattaa tulla vasta reilusti yli kuukautta myöhemmin.

Tiedättekö, mitä kaikkea tässä välissä tapahtuu? Minäpä kerron.

Epävarmuuden tunteessa osa pelaajista ja heidän vanhempansa kääntelevät päätään eri suuntiin ja tutkivat vaihtoehtoja, missä viettävät seuraavan kauden. Osa pelaajista saattaa harkita lopettamista, koska eivät tiedä, kenen valmentajan kanssa jatkavat seuraavan vuoden. Tätä samaa saattavat tehdä sopimuksettomat valmentajatkin. Ainakin he saattavat testimielessä kilpailuttaa, mitä muualla olisi tarjolla.

Epävarmuus karkottaa ihmisiä kauemmas.

Muutos haltuun aktiivisuudella

Tämän hiljaisen kuukauden aikana eri piireissä alkaa liikkua huhupuheita ja juoruja. Puheet selkien takana tuottavat ruttuja niihin suhteisiin, joista tulevan kauden menestyksen pitäisi rakentua. Vaikeneminen, vastaamatta jättäminen ja kiertely ovat vahinkoa aiheuttavaa viestintäkäyttäytymistä muutoksen aikana.

Tärkeää on myös viestiä siitä, jos ei ole mitään viestittävää. “Ei ole mitään uutta kerrottavaa” ei ole syy olla viestimättä tai olla tavoittamattomissa.

Muutoksen läpiviemiseen sisältyy aina haasteita. Lohdutukseksi hankalien tilanteiden varalle voimme aina palata muistelemaan tätä upeaa ja ajatonta mietettä:

“Ensin ihmiset kieltäytyvät uskomasta, että jokin outo, uusi asia voidaan tehdä, sitten he alkavat toivoa, että se voitaisiin tehdä, sen jälkeen he ymmärtävät, että se voidaan tehdä. Sitten se tehdään ja koko maailma ihmettelee, miksei sitä tehty jo vuosikymmen sitten.”

-F.H. Bennet